Zase další newsletter?

Možná vás překvapím, ale většina firem nemá problém s interní komunikací. Má problém s informovaností. Znáte to také?

S růstem firmy začínáte zjišťovat, že vám vázne komunikace. Informací je mnoho, nejsou přehledné, včas aktualizované a jejich distribuce se mnohdy podobá šeptandě. Vedení firem pak začne v řešení tohoto problému od konce. Najmou si odborníka na interní marketing/komunikaci v domnění, že řešení pro ně tento expert najde sám a nejlépe do týdne. A co následuje? Nový newsletter. Nový intranet. Další Teams kanál. Zkrátka další místo, kam mají zaměstnanci chodit hledat informace. Nikdo pak neví, co číst, kdy, proč, kde, v jakém pořadí a zda je to opravdu nezbytné předtím, než se pustí do vlastní práce. Je to stejné, jako kdybyste si v nepořádku koupili další skříň. Nepořádek nezmizí. Jen má další místo, kde se můžete snažit uklízet.

Zkrátka a dobře: Informací je dnes přehršel. Proto ani vy nepotřebujete další nástěnku. Potřebujete mít dobře nastavený systém práce s informacemi, který musí fungovat právě i ve chvíli, kdy firma rychle roste, mění strukturu nebo nastoupí nový zaměstnanec. Tento systém stojí na kompetencích klíčových lidí ve vaší firmě, kteří jsou přímo zodpovědní za přesnost, včasnost a aktuálnost informací, které takto předáváte týmům ve struktuře pod nimi.

Dobře známe kolotoč, kdy:
– někdo pošle e-mail,
– někdo jiný založí Teams skupinu,
– přibude další porada,
– vznikne nový dokument, který je opět různě sdílen… (A nikdo neví, kde hledat správnou odpověď…).

Dobrá interní komunikace začíná položením si těchto otázek:

Má každý zaměstnanec snadný přístup k informacím, které potřebuje pro svou práci?
Existuje jedno místo, kde najde jejich aktuální verzi?
Cítí se lidé bezpečně, když se chtějí zeptat nebo sdílet svou zkušenost?

Pokud na některou z těchto otázek odpovíte „ne“, není problém v komunikaci. Je v tom, jak ve firmě pracujete s informacemi a jakou kulturu jejich sdílení vytváříte. A právě tam vzniká skutečná hodnota interní komunikace. Ne newsletterem. Začíná důvěrou, jasnou odpovědností a informacemi, které lidé dokážou najít ve chvíli, kdy je skutečně potřebují. Jen pak mohou pracovat efektivně.

P.S.: Říká se, že existují tři brány do pekla. Ve firmách je ještě čtvrtá – sdílený disk, ve kterém nikdo neví, co je aktuální a co už ne.